会議を取り仕切ることが決まったら次の順序で任務に当たる
＜目次＞
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【1】役割の分析
【2】会議案内
【3】前日までの準備
【4】当日の準備
【1】役割の分析
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積極的に推進意見を言ってくれる人、消極的で議論に水をかける人、バット君を分析しておく
推進意見を言ってくれる人と正対して座ると、進行がしやすい
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「この人がいないと始まらない」という人を特定して、直接「遅刻・中座しないよう」本人にお願いしておく
↓いずれも対策は「会議案内 第2弾」の項目へ↓
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【2】会議案内
会議案内を発信する
【第1弾】
会議参加者一斉に以下の要件をe−mailで送る
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議題
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日取り
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開始時間〜終了時間
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場所
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主旨、目標とする成果
【第2弾】
会議参加者個別に以下の要件をe−mailで送る
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準備してきて欲しいこと
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「あなたに期待する役回り」
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インターネット、イントラネット上にある参考文献のURL
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【3】前日までの準備
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アジェンダを作る
議題ごとの想定討論時間を予測する
自分のアジェンダには議題ごとの所要時間、予定進行時刻を書いておく
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アジェンダを紙出しして上司の席に持って行き、
「よろしければ、赤入れしていただけませんか？」とお願いする
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「書記」＝議事録をとる人を決めて依頼する
議事録はプロジェクターに投影し、会議後速やかにイントラネットにアップするために、筆記ではなくパソコンで高速タイピングできる人を選ぶ。司会が自ら行うのが最も効率がよい。
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「記録係」を決めて依頼する
「記録係」はホワイトボードや模造紙に話し合いのポイントをまとめていく人。通常は司会が務める。司会のあなたに、議題について 図を描く能力 が欠けていると思う場合、誰かに依頼しておく
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【4】当日の準備
■アジェンダを板書する
黒板・ボードがなければ紙に書いて貼るか、紙出しして配布する
プロジェクターの投影では、常時確認できないので不可。紙出しは環境面で好ましくはないが、進行を円滑にするためには、各自の手元にあった方がよい
■ホワイトボードのマーカーを試し書き
インクが少なくなったマーカーが放置されていることがある。いざ書こうとした時、字がかすれていては"準備不足司会者"そのもの
「た」「め」「し」「が」「き」と試し書きは一文字ずつ。
複数色のマーカーから「黒」「赤」「青」1本ずつ、しっかり書ける１本を見つけて、自分から近い側一か所にまとめる
インクが減っているマーカーは、自分から遠い側一か所にまとめる
■パソコンをプロジェクターに接続
→会議室に入ってからのパソコン準備
■お茶の準備
長時間の会議ならば大型ペットボトルを購入しておいて セルフサービス。短時間ならば開始前に配る。1時間以内の社内ミーティングならばお茶は無し
■司会者は会場に遅くとも15分前に入る
・司会者が一番乗りの参加者よりも遅く来たら、その参加者はがっかりする
・準備に15分を見ておく
・パソコン、プロジェクター、LAN設備に不具合があることもある。LANの不具合の場合、ネットワーク管理者を呼ばなければならず、復旧には最低30分を見ておかなければならない
→
会議の司会者が１５分前に来なかったら、何が起こるか？
→会議の進め方（司会進行編）
→会議の進め方（参加者編）